仕事内容【募集背景】
同社は国内外で事業拡大を続けており、経営層が担う業務領域や意思決定の範囲も年々広がっています。こうした成長を支えるため、役員がより経営や事業推進に注力できる環境づくりが重要となっており、秘書室の体制強化を目的とした採用を実施します。スケジュール管理や各種調整業務を通じて、経営陣のパフォーマンス最大化を支えていただくことを期待しています。
【主な業務内容】
現在は5名の秘書で5名の役員をサポートしており、各役員に対して「メイン担当」と「サブ担当」を配置する体制を採用しています。役員のスケジュール管理・会議調整業務の比重が高いポジションです。経営会議や各種プロジェクト会議など、多数の関係者が関与する案件も多いため、参加者全員の予定を確保することが容易ではない場面も少なくありません。関係各所と密にコミュニケーションを取りながら、最適な日程調整を進めていただきます。
1担当役員のスケジュール管理(社内MTG、商談、各種会議体、出張などを役員と直接コミュニケーションとりながら組み立てていきます。Googleカレンダーを使用)
2社外アポイントの調整、社内MTGの参加者調整、会議室確保(秘書が主導して調整を進めます)
3出張等の移動手段の手配(フライト、新幹線、タクシー等の予約・精算)
4各種代理申請(経費精算、出張申請等を役員の代理で申請)
5役員の情報管理(経歴等)
6その他、役員周りの庶務全般
※役員への同行などは基本的に発生いたしません。
【入社後の業務のイメージ】
入社後3か月程度は、メイン担当の秘書とともに業務を進めながら、同社の秘書業務や役員対応の進め方を習得していただきます。スケジュール管理や会議調整、各種申請業務などを通じて、業務フローや担当役員ごとの特性への理解を深めていただく予定です。その後は習熟度に応じて、主担当として役員をご担当いただきます。秘書室内には経験豊富なメンバーも在籍しているため、担当を持った後も互いに連携・相談しながら業務を進められる環境です。
【仕事の魅力】
グローバルに事業を展開する上場企業の役員秘書として、経営陣を支える重要な役割を担っていただきます。分単位で変化するタイトなスケジュールの中で、担当役員が経営課題の解決や事業推進に集中できる環境を整え、限られた時間を最大限有効活用できるようサポートします。また、他の秘書メンバーと連携しながら業務改善や運営の最適化にも取り組んでいただきます。経営の最前線を支える立場として、会社の成長を間近で感じながら貢献できることがこのポジションの大きな魅力です。
経験・資格【必須条件】
※1～3全て必須
1社会人経験5年以上の方
2柔軟な対応力とコミュニケーション能力を備え、周囲への気配りを大切にしながら誠実に業務へ取り組める方
3上場企業の役員秘書のご経験がある方
【歓迎条件】
社長、会長、CxOクラスの主担当秘書のご経験がある方
Google Workspaceの基本操作ができる方
ビジネスでのメールや電話(海外出張手配、外国籍の方との連携)対応ができる方
※英語利用の機会は稀に発生する程度です。ECサイトの経験
推奨年齢
勤務地
想定年収
福利厚生・待遇
勤務条件勤務時間
就業時間：9:00～18:00
所定労働時間：8時間
休憩時間：60分
年間休日：120日（土日祝休み）
有給休暇：10～20日
入社日に5日付与、半年後にもう5日付与
その他休暇：結婚休暇、忌引休暇、災害休暇、公務休暇等あり
試用期間：3か月（試用期間中の勤務条件:変更無）
昇給有無 ：有/年1回
賞与有無 ：有/原則として年3回
健康保険、厚生年金、雇用保険、労災保険
Recruiting No.
社名
事業内容
株式
設立
資本金
従業員数
営業実績（売上高など）
【メガバンクグループ 中核総合証券会社】 リスク統括部企画課 兼 HDリスク統括部企画グループ 金融事務職(庶務・秘書・アシスタント等)
大手コンサルティングファーム 秘書
外資系 総合不動産コンサルティング会社 日本法人代表の秘書
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