ここでは、実際の面接の場で、面接官から問われる質問の回答例を紹介致します。以下は、ご自身の面接の事前準備として単に、頭の中で考えをまとめるのみならず、自主的に文章化し、作成なさった完成度の高い想定問答集です。
一度ご自身でも、文章にまとめる努力をなさってみては如何でしょうか？
○○○○と申します。20××年に大学を卒業後、▲▲銀行に入行し、支店の窓口、後方にて預金、為替業務に従事する傍ら、支店内総務、庶務業務を担当し、支店における人事、総務に関わる業務を経験致しました。
4年間勤めた後、2年間のアメリカへの留学を機に退職し、帰国後は外資系航空会社の地上職員として空港にてカスタマーアシスタントとして勤務し、チェックインカウンター、ゲート周りでの発券、搭乗手続き、ご案内業務に従事しておりました。
その後、もう一度金融業界に戻りたいとの思いからキャリア転換を考え、20××年に外資系証券会社に入社し、投資信託のオペレーション業務に従事しておりましたが、20××年に会社都合にて退職となり、現職の外資系■■銀行に転職致しました。
現職では、営業行員を事務面からサポートする業務に従事し、営業行員が手掛けた取引に対し、事務事故、プロセス違反からケアレスミスにおいてまでを、実際のオペレーション前に内容を精査し、ミスがあった場合には、実際の営業担当者にそれを確認してもらった上で、修正を行い、起票される伝票の中に事故や違反が隠れていないかを細かく検証しながら、円滑で健全な取引をサポートして参りました。
今年に入って現職の外資系銀行の個人金融部門が日本から撤退し、会社都合で退職となりますため、現在転職活動を行っている状況です。
30代になって仕事をする上で、日々の業務の結果と質にこだわって、その業務のプロを目指すという強い意識を持つようになりました。
そのため常に与えられた業務の中でどのように自分が貢献できて、結果どのような効果が生まれるのかということを模索しながらやってきたように思います。相手の求めているものと自分のやることにギャップが生じてはならないために、ニーズを正しく把握、実行する一方で、期待以上のパフォーマンスを意識して自分自身を向上させていくこともできると考えています。
また、自分のパフォーマンスにより喜ばれたり、感謝されたり、会社に一つでも良い影響や変化をもたらしたならば、そのことに私自身も十分な喜びや達成感を感じ、モチベーションに繋がっていることを強く感じていました。特に現職の営業行員を事務面からサポートする業務に携わった結果、この立場が私にはとても合っていると思いました。
今回、転職というかたちで新たに活躍の場を求めるならば、前職から引き続き、アシスタントとしてどう自分自身が貢献し、向上していけるのかという部分をもっと追究したいと考え、応募させて頂きました。
【具体例を述べる場合】
現職ではコンプライアンスの観点で営業行員の手掛けた取引の内容を精査し、円滑で健全な取引遂行を事務面からサポートして参りました。その業務を通じ、そのプロセス内での関わり方や取り組み方次第で会社の事務管理体制の向上にも繋がる一方で、万が一その精査を怠って事故が引き起こされると、会社の経営や信頼に直接的に影響するということを強く認識し、その中で、どのように関わっていくかを日々考えていました。
最初はミスを指摘し、修正してもらうという単純なやりとりから始まったサポートも、ルールに対する意識付けのため、一つ一つのエラーに対し、このエラーがどんな重大事故を引き起こす危険性があるのか等を説明しながらエラーの内容について意識してもらうよう言葉がけました。
また、伝票を作成する営業行員の立場になって、システムの使い易さ、伝票のレイアウトの見易さ等、営業行員とコミュニケ－ションをとりながら、改善が可能かどうかは積極的に私から関係部署に発信することを心がけました。結果、3割のエラー削減ができたことは一つの成果であったと思っております。
この度、転職するにあたり、過去2回会社の都合で退職せざる得なくなったことについて強い憤りを感じている一方で、新たな環境でキャリアを構築する良いチャンスだと前向きにも受け止めています。
今まで金融業界での経験が長く、これからも金融でキャリア形成を図ることも選択肢としてあるかもしれませんが、アシスタントとして私自身が今まで培ってきた実務スキルを活かしながらキャリアを積んでいくこと強く希望している以上、それが金融機関である必要はなく、業種に囚われず、自分の力を活かし、成長できる環境という広い視野で活躍の場を探そうと考えました。
日系でありながらグローバルに事業展開され、特にアジア圏で豊富な実績を挙げておられるという点において、今後アジア市場の拡大が見込まれていることから貴社の事業の成長性に期待できるのではないかと思います。
そして、日系の会社として国内外で業界での確固たる地位を築いておられる点。
長期的なキャリア形成を図っていくにあたり、求めたい環境はそのような一流企業で一流のスキルや経験を持つ方々の下で本物の知識や考え方を学び、私自身の成長に繋げていきたいですし、一社員として、会社を支えていきたいと考えております。
自分の役割を認識し、相手のニーズの一歩先を予見し、実際に行動できる実行力と、複数の業務を同時並行で進めるための正確な優先順位付けとタイムマネジメント力。
そして、どんな業務にも柔軟に前向きに取り組む姿勢だと考えます。加えて誰に対しても、”No” から入るのではなく、”Yes” から入りたいと考えています。
引き続き、業務面では質にこだわったキャリア形成を図っていきたいと考えております。
グループセクレタリーというポジションで、組織の中でも大変影響力のある役員の方々のサポートであったり、各ラインの方々のアシスタントということで、責任も重大であると考えます。
アシスタント職を極める者として、1を聞いて10理解するということ。相手が何を望んでいて、自分には何ができるのかを常に考え、必要なことの一歩先を予見し、それを具体化するノウハウを持っており、それを実際にテキパキとこなす実行力ある人材になること。
そして、上司からも後輩からも最も信頼されるアシスタントになることを目標に、プロ意識を持って日々の業務に取り組んで参りたいと考えております。
そして業務領域の拡大という点も常に意識していきたいですし、トラブル対応など非常事態での環境下の判断力、実行力をも養いつつ、バックオフィスのチームのリーダー的役割、まとめ役という立場で後輩指導等のマネジメントのノウハウも、是非、学んでみたいと思っています。
金融機関は、正確性や丁寧さが1番に求められる組織であるのは勿論ですが、〆切時間を設定されている業務も多いため、迅速性も求められる仕事でした。
複数の業務を同時進行で進めることは日常的にあることで、時間に追われるプレッシャーの中、テキパキと片付けていかなければ期限に間に合わなくなってしまうことから、的確な優先順位付けとタイムマネジメントを必要とされる状況下での正確さ、迅速さという面では、決して他に劣らないと自負しております。
あがり症で、人前で話したりすることがあまり得意ではありません。
航空会社勤務の際に、空港内や機内で時々、アナウンスを英語と日本語で行うことがあり、突発的なことも自分で英語に訳して、すぐマイクを持たないといけない状況があり、その度に冷や汗をかいていました。
前職では課内のミーティングの進行役を交代で務めたり、営業行員に向けて伝票の作成方法についてレクチャーする機会がありましたので、だいぶ慣れてはきましたが、それでも毎回手が震えてしまいます。
周囲との協調性と、人間関係をより良好に保つための気配りを意識したコミュニケーションであると考えております。
前職では他部署と共に業務を進める機会が多々あり、その関わり方や取り組み方次第で業務の質が大きく変わってくることを学びました。周りの方の状況を見ながら、必要に応じて相談したり、ご意見を頂きながら進めることの大切さは、一人で仕事を進める以上により内容や精度に違いが出ることを痛感致しました。その様な体験から特に、コミュニケーションの大切さは常に意識する点であります。
小さいサポートでもそれが大きな成果に繋がり、サポートをした人たち、そして会社に何かしら良い影響や変化があった時は、喜びと達成感を感じます。
現職では事務面からのサポートを行って参りましたが、日々、ミスや事故がどうしたら減るのか・・・・・という部分を特に意識していましたので、どんな内容のミスが多いのかを記録したり、伝票を作成するためのシステムの画面の使い易さやレイアウトを実際に使用する営業行員と共に考え、改善可能かを関連部署に発信する役目をサポート役として積極的に行い、約3割の削減に繋がりました。
上司からは主体性と積極性を評価してもらいました。
課内の事務手続きの統一化とマニュアル化を提案し、上司から承諾を得た後は、課内の各担当者からそれぞれの持つ業務のノウハウを洗い出し、フローをヒヤリングし、マニュアルに落とし込む作業を一人で担当しました。上司からその内容が評価され、そのマニュアルの一部分を社内規定というより広範囲にわたる規定の中に反映してもらえたことは、一つの成果として嬉しく思いました。
私にとって、仕事は、ただ報酬を得るための手段ではなく、周りとのコミュニケーションの取り方、接し方、仕事の進め方、取り組み方等、色いろな面で勉強になることが多く、その一つ一つを吸収し、自分自身を成長させていく為のものと考えております。
会社都合等で一時は継続が難しくなった時期もありますが、仕事を続けることで人間的に成長し続けるという強い意志を今も持ち続けていますし、大変なこともありますが、得られるもののほうが遥かに多いと思っているので、現時点では仕事をしないという選択肢を持っておりません。
私の担当業務の関係では、自分の手元に持っていた目論見書の更新を忘れてしまったことです。
最新の目論見書をお客様へお渡しすることは法令で定められているとても重要な業務であるにも拘わらず、自分の都合で保管していた在庫の更新を忘れたまま、数人の方にお送りしてしまい、お詫びした上で、改めて新しい目論見書をお送りし直しました。それ以来、自分だけの効率性ばかりを追求することの恐ろしさを知り、管理者が管理している定められた場所から使用するように改めました。
転職先を選ぶ基準は、やはり、自分の経験を活かし、活躍できる場であるか。
それと、そこで培われるキャリアの先に、更に業務領域の拡大や深堀りが可能であるかどうかに、特に重点を置いています。
仕事をする上で、大事にしてきたこと、意識してきたことは周囲とのコミュニケーションであり、それがその業務の質に繋がってくると考えています。
現職では、円滑で健全な事務体制を確立するのに必要な事は、決して、管理者側からのみのニーズの把握だけで達成されるものではなく、管理される側からも求められるニーズを把握し、私自身がその中で、健全化に向けてどんなふうに関わり、取り組めるかを考えていく必要があったと思います。
その結果が、営業行員向けのチェックリストの作成だったり、エラーに対する再発防止の意識付けだったり、営業行員が伝票を作成する際に使用するシステムの使い易さの追求や伝票レイアウトの改善を求める他部署への発信など、できる限りの手段を自ら考え、実行するきっかけになったのも、元は全てコミュニケーションだったと考えていますので、引き続き、円滑なコミュニケーションを意識し、自分に与えられている役割をしっかりと認識しながら、一歩先を見据えて会社の期待以上のパフォーマンスを追求していきたいと考えています。
子育てをしながらフルタイムで働く母親として、これから出産を考えている方々の良いお手本になりたいと思っています。
時には、家庭と仕事の割合に悩むこともあるかもしれませんが、私自身、新たな環境に飛び込み、正社員での職を望む以上、仕事優先は覚悟の上で、できるだけメインで頑張っていきたいと強い気持ちを持っていますし、それはある意味、自分自身への挑戦だと思っています。ご縁を頂ければ、子供がいてもキャリア形成を諦めない姿勢は常に示していきたいと思っていますし、私の働き方を見て、子供ができてもキャリアを諦めない女性がこの会社で一人でも増えてくれれば嬉しいです。
そして、そういう方々へ、両立の良きアドバイスができるよう恥ずかしくない働きぶりで、常に前向きで積極的なキャリア形成を図っていきたいと考えています。
――― 以上 ―――
