仕事内容担当いただく業務内容
人事労務課秘書担当(秘書ユニット配属、複数秘書で複数役員を見ることになります)
1各部署、役員(社長、副社長、専務、監査役等)、外部取引先等からの依頼によるスケジュール調整、予定登録
2各種会議(web会議含む)、面談スケジュール設定(社長、副社長、専務、監査役に関係するもの)、会議室予約
3来客に係る入館システム登録、入館方法ご案内、来客時のアテンド、お茶出し、片付け
4出張手配、接待宴席等の手配、懇親ゴルフの手配、ご案内状・お礼状の作成
5出張、交際費の決裁申請、経費支払、立替経費精
6名刺、挨拶状のデータベース管理
7社長秘書や在籍部署のサポート
※まずは社長秘書をサポートして頂き、内容や環境に慣れた後、秘書及び必要に応じて秘書以外の業務もフォロー頂く可能性があります。
募集背景
同社グループの上場を受け、これまで以上に役員の動きが活発になる中で、複数役員を見る秘書チームの戦力強化が必要となったため。
組織体制
・人事総務部は、人事企画課、人事労務課、総務課の3課体制です。
・部全体で40名程度、うち秘書業務を所管する人事労務課は10名程度で女性40～50代が中心です。
働き方
・役員の出退勤に合わせ、概ね8:30出社、19:00時退社で就労頂きます。(8時間/日勤務、月間残業30時間程度)
・役員の動き(在宅勤務・出張等)や他の秘書と調整の上、在宅勤務も可能です。
選考ステップ
面接3回と適性検査を予定しています。
・1次面接：部署面接
・2次面接：人事・役員面接
・3次面接：役員面接
※適性検査は1次面接通過の場合、ご案内いたします。
経験・資格【必須要件】
・秘書(執行役員以上)としての経験をお持ちの方
・海外取引先等との予定調整等もあるため、英語でのコミュニケーション力(電話・メール等)
・ExcelやWord、Outlook等を活用しての業務となるため、一定程度のPCリテラシーを有する方(関数を作成します)
・物事をロジカルに整理して説明ができる方
・スピード感と柔軟性を持ち、変化に対応できる方
【尚可要件】
・一人で複数名の役員の秘書を務めた経験
・ベンチャー企業、外資系企業など他業種での転職経験及び秘書経験
・事業会社での役員秘書経験
・秘書アシスタントからのステップアップ意欲(育成枠も視野)
人物要件
・役員(社長・副社長・専務・監査役)のみならず、社内各部社員と良質なコミュニケーションを築くことができる方
・これまでのご経験・業務運用・手法に固執せず、同社社風などに合わせて柔軟に業務を遂行できる方
・若手で前向きに何でも取り組める方
・協調性・チーム適応力があり、役員秘書チームで円滑に連携できる方
勤務地
想定年収
Recruiting No.
社名
事業内容
西武グループのダイナミックな成長を、不動産ファンドの運用から推進します。
日本企業の長期的な成長を支える、新しい金融の仕組み作りに挑戦中です
オルタナティブ市場成長の担い手として。個が経験を活かし、チームワークで価値を生み出す運用会社です。
大企業から中堅中小企業まで。 サステナビリティの視点で ビジネスの成長ストーリーを描く。
「成長の果実」を従業員の手に。 世界と日本で多くの企業が待ち望む、 新たな報酬制度の運用を支えたい。
世界のスタートアップに投資し、 中長期的な成長に伴走していく。 日本の農林水産業と、食料が育むいのち、 そして地域を元気にするために。
